Τα μυστικά του project management έργων Internet
1/1/2001 Γιώργος Επιτήδειος,  gepiti@gepiti.com

Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, να κατασκευάσετε ή να αναδιαρθρώσετε ένα web site, να προσφέρετε μια νέα υπηρεσία μέσω δικτύου κ.λπ. τότε σας καλωσορίζουμε στον χώρο της διαχείρισης έργων Internet. Για το ευρύ κοινό είστε πλέον ένας από τους δημιουργούς της νέας δικτυακής κοινωνίας, επιφορτισμένος με το μεγαλειώδες έργο της κατασκευής εφαρμογών οι οποίες θα αλλάξουν τη ζωή χιλιάδων ή ακόμη και εκατομμυρίων ανθρώπων.

Για όσους γνωρίζουν όμως (ή και για εσάς τον ίδιο αν έχετε ζήσει αυτόν τον Γολγοθά και στο παρελθόν) είστε απλώς ένας Fry cook, δηλαδή ένας μάγειρας στον οποίο έχει ανατεθεί η δύσκολη και άχαρη αποστολή να δημιουργήσει πάρα πολλά πράγματα, έχοντας στη διάθεσή του πολύ λίγα μέσα και ελάχιστο χρόνο. Γι' αυτό και αντί να δημιουργήσετε κάτι πραγματικά σημαντικό και επαναστατικό, υποχρεώνεστε να "τηγανίσετε" στα γρήγορα ό,τι υπάρχει διαθέσιμο ώστε να χορτάσει όσο πιο γρήγορα γίνεται ο (συνήθως αμαθής) πελάτης ή προϊστάμενος (υπενθυμίζουμε ότι τα τηγανιτά είναι τα πιο γρήγορα φαγητά στην παρασκευή, αλλά σπάνια υπερέχουν σε γεύση και θρεπτική αξία).

Έχοντας διαχειριστεί ως project manager περισσότερα από 10 μεγάλα και πολλά μικρότερα έργα Internet, αποφάσισα να μοιραστώ μαζί σας τις εμπειρίες μου, υποδεικνύοντάς σας όλα εκείνα που έκανα (ή που ανακάλυψα κατόπιν εορτής ότι θα μπορούσα να κάνω) ώστε το έργο μου να γίνει ευκολότερο, ταχύτερο και πολύ πιο επιτυχημένο. Ελπίζω λοιπόν ότι θα σας φανούν χρήσιμα:

Ξεκαθαρίστε επακριβώς τις υποχρεώσεις σας - Μέσα στη βιασύνη της έναρξης των εργασιών τα περισσότερα projects ξεκινούν χωρίς να έχει περιγραφεί επαρκώς ποιο θα είναι το τελικό παραδοτέο. Φροντίστε να καταγράψετε λεπτομερώς όλες τις υποχρεώσεις σας και αν είναι δυνατόν να συντάξετε έναν κατάλογο με όλα τα θέματα που δεν αποτελούν δική σας αρμοδιότητα.

Διευκρινίστε με κάθε λεπτομέρεια τα μέσα που διαθέτετε - Πρέπει να γνωρίζετε από την αρχή ακριβώς ποιους ανθρώπινους, υπολογιστικούς και χρηματικούς πόρους έχετε στη διάθεσή σας. Αν και αυτό φαίνεται αυτονόητο, θα συναντήσετε πολλές φορές προϊσταμένους, συνεργάτες κ.λπ. οι οποίοι αφήνουν ασαφή αυτά τα θέματα είτε από υπολογισμό (για να αναλάβετε το έργο χωρίς πολλές απαιτήσεις ή αντιρρήσεις) είτε επειδή δεν τους αρέσει η πραγματικότητα και προτιμούν να την αγνοούν (το λεγόμενο wishful thinking).

Κρατήστε γραπτό αρχείο για ότι αποφασίζεται ή συμφωνείται - Τα περισσότερα στελέχη επιχειρήσεων φοβούνται και αποφεύγουν το γράψιμο διότι το αντιμετωπίζουν ως χάσιμο χρόνου. Εσείς όμως θεωρήστε το γράψιμο ως μια επένδυση η οποία θα σας εξασφαλίσει από παράλογες μελλοντικές απαιτήσεις ("εγώ άλλα είχα ζητήσει") και από απρόβλεπτες υπαναχωρήσεις ("δεν είχα συμφωνήσει να παραδώσω αυτό που λες"). Θυμηθείτε επίσης ότι επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι αποφεύγουν όχι μόνο το γράψιμο, αλλά και το διάβασμα μπορείτε ακόμη και να τροποποιήσετε τις προδιαγραφές που σας ζητήθηκαν αν κάτι τέτοιο είναι προς όφελός σας. (Προσοχή! Αυτή η τεχνική πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο αν υπάρχει απόλυτη ανάγκη και πάντοτε με φειδώ και μετριοπάθεια.)

Περιφρουρήστε τον έλεγχό σας πάνω στο έργο - Όσο πιο κοντά στην υλοποίηση βρίσκεται το έργο τόσο περισσότεροι άνθρωποι θα θέλουν να εκφράσουν τη γνώμη τους γι' αυτό είτε επειδή πιστεύουν ότι αυτοί ξέρουν καλύτερα (κλασικό ελληνικό ελάττωμα) είτε προσδοκώντας να λάβουν και εκείνοι ένα μέρος από τα συγχαρητήρια όταν ολοκληρωθεί το έργο. Αντισταθείτε στις παρεμβάσεις τρίτων (ειδικά προϊσταμένων που προσφέρονται να βοηθήσουν) και κρατήστε γερά μόνοι σας τα ηνία. Επίσης μην αφήσετε κανένα μέρος του έργου να ανατεθεί σε ανθρώπους τους οποίους δεν μπορείτε να ελέγξετε άμεσα ή τουλάχιστον ξεκαθαρίστε από την αρχή ποιος θα είναι ο υπεύθυνος γι' αυτές τις εργασίες και ποιος θα έχει την ευθύνη για την υλοποίησή τους.

Μελετήστε τις προσπάθειες των άλλων - Είναι εξαιρετικά απίθανο να ασχοληθείτε με την ανάπτυξη ενός site τόσο καινούριου ή μιας υπηρεσίας τόσο επαναστατικής που κανένας σε ολόκληρο τον κόσμο δεν έχει δημιουργήσει μέχρι σήμερα κάτι παρόμοιο. Ερευνήστε το ελληνικό Internet για να δείτε ποιες πρακτικές ακολουθούν οι ανταγωνιστές σας και αναζητήστε παρόμοιες εφαρμογές στο εξωτερικό για να πάρετε ιδέες, αλλά και για να διδαχθείτε από τα λάθη τους.

Μην ξεχνάτε ότι το καλύτερο είναι ο εχθρός του καλού - Μην προσπαθείτε για το τέλειο. Κάθε έργο έχει μια καταληκτική ημερομηνία και σπάνια θα εμφανιστεί η ανάγκη για τόσο σημαντικές τροποποιήσεις ώστε δικαιολογείται καθυστέρηση της ημερομηνίας ολοκλήρωσης.

Να έχετε το θάρρος της γνώμης σας - Να μελετάτε πάντοτε με προσοχή τα σχόλια και τις υποδείξεις των άλλων, αλλά να μην ξεχνάτε ποτέ ότι η ευθύνη της υλοποίησης βαραίνει μόνο εσάς. Γι' αυτό, αφού ακούσετε τις απόψεις όλων, αποφασίστε εκείνο το οποίο θεωρείτε εσείς ορθό και όχι ό,τι υποστηρίζει η πλειοψηφία. Μην ξεχνάτε ότι εσείς έχετε την ευθύνη μιας αποτυχίας και γι' αυτό ο δικός σας λόγος έχει τη μεγαλύτερη βαρύτητα. Ακολουθήστε λοιπόν μόνο όποιο δρόμο θεωρείτε εσείς ως τον καλύτερο.

Μην αγχώνεστε - Αξιολογήστε προκαταβολικά πόσο σημαντικό είναι πραγματικά για σας αυτό το έργο και συμπεριφερθείτε ανάλογα. Συνήθως τα περισσότερα έργα μπορούν να καταταχθούν σε μια από τις ακόλουθες τρεις κατηγορίες (παραθέτονται με σειρά σπουδαιότητας):

1. Από αυτό το έργο εξαρτάται το επαγγελματικό σας μέλλον, άρα πρέπει να γίνει τέλειο.

2. Θα διαχειριστείτε εσείς τα αποτελέσματα του έργου, άρα πρέπει να γίνει καλό διότι θα ζήστε για καιρό μαζί του.

3. Το έργο θα το διαχειριστεί (ή θα ωφεληθεί από αυτό) κάποιος άλλος, άρα θέματα όπως η εύκολη συντήρηση της εφαρμογής ή η μακροπρόθεσμη επιτυχία της θα πρέπει να σας απασχολήσουν μόνο στο βαθμό που η εργασία σας για αυτά μπορεί να εκτιμηθεί από όσους θα κρίνουν το έργο σας. (Αν ο πελάτης ή ο προϊστάμενος ενδιαφέρεται μόνο για ό,τι φαίνεται άμεσα μην χάσετε τον ύπνο σας για άλλα θέματα.)

Εκτιμήστε λοιπόν από την αρχή ποια είναι η σημασία αυτού του έργου για σας και μην αγχωθείτε περισσότερο απ' ό,τι πρέπει. (Τελευταία συμβουλή: Ο πελάτης και οι προϊστάμενοι έχουν τη συνήθεια να υπερβάλλουν και σπάνια το παραδοτέο έργο είναι τόσο επείγον όσο σας το παρουσιάζουν. Προσπαθήστε λοιπόν να είστε πάντοτε ακριβείς σε όσα υπόσχεστε, αλλά μην ξεχνάτε ότι οι αναποδιές είναι μέσα στο παιγνίδι και πολλές φορές τα πράγματα δεν έρχονται όπως τα υπολογίζουμε.)

Αποφύγετε οποιαδήποτε αλλαγή στις προδιαγραφές του έργου - Όσο πιο "βολικό" σας βρίσκουν τόσο περισσότερα και δυσκολότερα πράγματα θα ζητούν από εσάς. Είναι σημαντικό να "τους κόψετε τη φόρα" από νωρίς και να μην δέχεστε οποιαδήποτε τροποποίηση, αν δεν είστε απολύτως σίγουροι ότι έχετε τον απαιτούμενο χρόνο και τους διαθέσιμους πόρους για να ανταποκριθείτε επιτυχώς.

Μείνετε πιστοί στον χρυσό κανόνα του project manager - Σύμφωνα με αυτή τη σοφή συμβουλή: "Αν δεσμευτείς σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία υλοποίησης άφησε ασαφές το προς παράδοση έργο. Αν δεσμευτείς σε ένα λεπτομερώς καθορισμένο έργο άφησε ασαφή την ημερομηνία υλοποίησης". (Αυτό δεν είναι πάντοτε εύκολο, είναι όμως σίγουρα το ιδανικό για το οποίο πρέπει να προσπαθείτε.)

Ελέγξτε την ευχρηστία (usability) του έργου - Οι προγραμματιστές συνήθως αδιαφορούν για τις ανάγκες του τελικού χρήστη ή αδυνατούν να "μπουν στη θέση του" και να καταλαβαίνουν με ποιο τρόπο θα εξυπηρετηθεί καλύτερα. Γι' αυτό δώστε μεγάλη βαρύτητα στο σχεδιασμό του user interface τόσο κατά τη σύνταξη των αρχικών προδιαγραφών όσο και στις δοκιμές χρήσης του έργου (business trials). Να θεωρείτε πάντοτε ως δεδομένο ότι οι χρήστες της εφαρμογής δεν θα διαβάσουν ποτέ το manual και να προσαρμόζετε το user interface με βάση αυτή την παραδοχή.

Ορίστε πολλά milestones και checkpoints - Προσπαθήστε να χωρίζετε σε πολλές φάσεις κάθε εργασία την οποία αναθέτετε (είτε σε συναδέλφους είτε σε εξωτερικούς συνεργάτες). Επίσης, κάθε φάση (ολοκλήρωση περιγραφής του έργου - καθορισμός user interface - πρώτη δοκιμή κ.λπ.) πρέπει να συνδέεται με μια ημερομηνία υλοποίησης. Έτσι, θα μπορείτε να παρακολουθείτε στενά την πρόοδο των εργασιών και να διαγνώσετε άμεσα, αν υπάρχουν καθυστερήσεις ή αν εμφανίζονται προβλήματα.

Ελέγχετε πάντοτε αν πραγματοποιήθηκαν όσα είχαν συμφωνηθεί - Ελάχιστοι άνθρωποι είναι απατεώνες ή κακοήθεις. Δυστυχώς όμως πάρα πολλοί είναι εκείνοι που έχουν την τάση να ερμηνεύουν τα πράγματα όπως τους βολεύει καλύτερα και όχι όπως υπαγορεύει η ορθή σκέψη ή η κοινή λογική. Συχνά λοιπόν δημιουργούνται παρεξηγήσεις, καθώς άλλα προσδοκά ο "εντολέας" και άλλα κατασκευάζει ο παραγωγός. Επειδή θα βρεθείτε αντιμέτωποι με παρόμοια περιστατικά, φροντίστε ώστε οι οδηγίες σας προς τους άλλους να είναι όσο πιο ξεκάθαρες και αναλυτικές γίνεται, αλλά μην επαναπαύεστε σε αυτό. Να ελέγχετε πάντοτε την πορεία του έργου για να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες σας εκτέλεσαν αυτό που είχατε στο μυαλό σας και όχι ό,τι κατάλαβαν οι ίδιοι.

Ενημερώνετε τα άλλα τμήματα της εταιρείας για το έργο σας - Δώστε τους την ευκαιρία να κάνουν παρατηρήσεις, ακόμη και αν θεωρείτε ότι αυτές δεν θα σας προσφέρουν τίποτε. Αν πράγματι δεν σας δώσουν τίποτε χρήσιμο εσείς θα είστε "πολιτικά" κερδισμένοι μια και με τον τρόπο αυτό θα καλύψετε τα νώτα σας και δεν θα μπορεί κανείς αύριο να ισχυριστεί ότι δεν ήταν ενήμερος των εργασιών σας για να προσφέρει τις "πολύτιμες" συμβουλές του (αυτό αποκαλείται και coya mode, δηλαδή κατάσταση COver Your Ass). Πάντως η προσωπική μου εμπειρία έχει δείξει ότι δεν πρέπει να υποτιμούμε ποτέ τις απόψεις ακόμη και του πιο άσχετου, άχρηστου ή ανόητου ανθρώπου. Είναι κουραστικό να τους ακούς, αλλά μερικές φορές έχω δεχθεί πολύ χρήσιμες παρατηρήσεις από τέτοιους ανθρώπους, ειδικά σε θέματα ευχρηστίας μιας εφαρμογής (ένας αμαθής θα "σκοντάψει" σε πράγματα που εγώ θεωρώ δεδομένα και γι' αυτό οι δυσκολίες του θα με υποχρεώσουν να σχεδιάσω μια απλούστερη και πιο λειτουργική εφαρμογή).

Επικοινωνείτε συχνά με τους συνεργάτες σας - Δείξτε ενδιαφέρον για το έργο και τα προβλήματά τους. Αν αυτό γίνει με το σωστό τρόπο θα παρακολουθείτε (και θα ελέγχετε) χωρίς δυσκολία την πορεία του έργου, ενώ, χάρη στη φιλική παρουσία σας, οι συνεργάτες σας θα αισθάνονται καλύτερα και θα εργάζονται πιο παραγωγικά. Έχετε υπ' όψιν σας όμως ότι αν αυτή η επικοινωνία γίνει με αδέξιο ή φορτικό τρόπο θα έχει τα αντίθετα αποτελέσματα (ο project manager πρέπει πάντοτε να είναι διπλωμάτης).

Μην κουράζετε τους developers με συνεχείς αλλαγές - Είναι φυσικό ότι κατά τη διάρκεια της υλοποίησης ή των δοκιμών λειτουργίας του έργου, θα προκύψουν θέματα τα οποία δεν έχουν προβλεφθεί. Δεν είναι κακό να ζητήσετε τροποποιήσεις, σε όσα έγιναν ή ακόμη και σε όσα είχαν συμφωνηθεί αρχικά. Φροντίστε όμως να συγκεντρώσετε τις απαιτούμενες αλλαγές και να τις ζητήστε όλες μαζί. Διαφορετικά οι συνεργάτες σας θα αρχίσουν να βλέπουν το έργο ως γεφύρι της ’ρτας απ' όπου τους ζητούνται συνεχώς νέες εργασίες χωρίς ορατό σημείο ολοκλήρωσης του έργου και η διάθεσή τους να σας βοηθήσουν θα πέσει κατακόρυφα.

Βεβαιωθείτε ότι θα σας παραδοθεί ένα καλό setup και administration manual της εφαρμογής - Οι προγραμματιστές μισούν το γράψιμο. Εσείς όμως πρέπει να έχετε στα χέρια σας ένα αναλυτικό κείμενο το οποίο θα περιγράφει την εφαρμογή, τον τρόπο διαχείρισής της (ρυθμίσεις, αλλαγή παραμέτρων κ.λπ.), καθώς και τα απαραίτητα βήματα για την εγκατάστασή της σε ένα μηχάνημα. Το manual είναι απαραίτητο ακόμη και στην περίπτωση που το έργο αναπτύχθηκε εσωτερικά (δηλαδή αν οι προγραμματιστές είναι υπάλληλοι της εταιρείας σας) διότι η κινητικότητα της εργασίας σε αυτό το χώρο είναι πολύ μεγάλη και όταν στο μέλλον χρειαστεί να μεταφέρετε την εφαρμογή σε άλλο μηχάνημα (ή να την επαναφέρετε μετά από κάποιο disk crash) μπορεί να μην υπάρχει κανείς που να γνωρίζει ή να θυμάται πώς γίνεται αυτό.

Μην αγνοείτε το προσωπικό, το κοινωνικό και το φιλικό στοιχείο - Τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν καλές σχέσεις όχι μόνο με τον project manager, αλλά και μεταξύ τους. Φροντίστε να τους ενθαρρύνετε στο kick off meeting (την αρχική συνάντηση γνωριμίας) και προσπαθήστε να κρατάτε ζωντανό το ενδιαφέρον τους για το έργο (π.χ. μην αφήνετε τις συναντήσεις να τραβούν σε μάκρος, κανονίστε κοινές εξόδους για να σπάσει ο πάγος κ.λπ.). Τα οφέλη από παρόμοιες ενέργειες δεν είναι άμεσα ορατά, αλλά είναι εξαιρετικά σημαντικά, διότι βοηθούν στην καλύτερη επικοινωνία και την αποφυγή παρεξηγήσεων.

Προβλέψτε το απρόβλεπτο! - Σχεδιάστε το χρονοδιάγραμμα του έργου έτσι ώστε να έχει ολοκληρωθεί μερικές ημέρες πριν από την προβλεπόμενη ημέρα παράδοσης. Με τον τρόπο αυτό θα μπορέσετε να αντιμετωπίσετε χωρίς άγχος και δυσκολία κάποια αναποδιά ή μια απρόσμενη εξέλιξη.

Διευκρινίστε τις απαιτήσεις σε hardware και λογισμικό - Μιλήστε με τους developers σας και ξεκαθαρίστε τι είδους προδιαγραφές απαιτούνται από τα μηχανήματα στα οποία θα εγκατασταθεί η εφαρμογή. Επίσης, μιλήστε με τους administrators οι οποίοι θα διαχειρίζονται αυτά τα μηχανήματα και μάθετε αν υπάρχει κάτι το οποίο χρειάζεται να αγοραστεί ή αν κάποιο λογισμικό ή μια συγκεκριμένη πρακτική είναι "απαγορευμένη" στο δίκτυό τους. Το ζήτημα αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό, καθώς οι περισσότεροι τεχνικοί έχουν την τάση να θεωρούν ότι όλος ο υπόλοιπος κόσμος (εκτός ελαχίστων ψυχασθενών) χρησιμοποιεί ακριβώς τα ίδια μηχανήματα, λογισμικό και ρυθμίσεις όπως και εκείνοι. Γι' αυτό οι παρεξηγήσεις είναι πολύ συνηθισμένες και συχνά αποδεικνύονται εξαιρετικά επώδυνες.

Ποτέ μην πιστέψετε την ημερομηνία παράδοσης εξοπλισμού που σας υποσχέθηκαν - Προκειμένου να μην χάσει τον πελάτη, κάθε προμηθευτής υπολογίζει πάντοτε την ημερομηνία παράδοσης βασισμένος σε ό,τι θα μπορούσε να γίνει σε έναν ιδανικό κόσμο και όχι σε ότι συμβαίνει συνήθως. Έτσι εννιά φορές στις δέκα θα αρρωστήσει ο υπάλληλος, θα χαλάσει το φορτηγό, θα πέσει το αεροπλάνο κ.λπ. (η εύρεση δικαιολογιών αποτελεί δεύτερη φύση γι' αυτούς τους ανθρώπους) και θα λάβετε ό,τι ζητήσατε με αρκετές ημέρες καθυστέρηση. Φροντίστε λοιπόν να είστε προετοιμασμένοι γι' αυτό το ενδεχόμενο.

Μην φοβάστε να γίνετε πιεστικοί - Ευγένεια δεν σημαίνει υποχωρητικότητα. Αποφύγετε βέβαια να κάνετε τον έξυπνο, υπενθυμίζοντας συνεχώς στους άλλους τα λάθη ή τις παραλείψεις τους, αλλά μην φοβάστε να στηλιτεύσετε ατέλειες, ανακολουθίες ή σφάλματα. Προσέξτε λοιπόν να μην γίνεστε αγενείς (αν και καμιά φορά ακόμη κι' αυτό είναι χρήσιμο), αλλά να φοβάστε ακόμη περισσότερο την πιθανότητα να αρχίσουν "να σας γράφουν". Θυμηθείτε ότι στόχος σας πρέπει να είναι να σας σέβονται και όχι να σας αγαπούν.

Ανακεφαλαιώνοντας όλα τα παραπάνω, θα μπορούσαμε να πούμε ότι, παρά τις όποιες ιδιαιτερότητες του δικτυακού χώρου, η διαχείριση έργων Internet δεν διαφέρει πάρα πολύ από το project management οποιουδήποτε άλλου αντικειμένου. Όπως και σε κάθε παρόμοια δραστηριότητα, το μυστικό της επιτυχίας βρίσκεται κυρίως στη συνετή και αποτελεσματική διοίκηση. Γι' αυτό και θα ολοκληρώσω αυτό το κείμενο με την πιο περιεκτική, χρήσιμη και δυστυχώς αγνοημένη συμβουλή που έχω συναντήσει ποτέ:

"Οι εντολές και οι διαταγές αποτελούν μόνο το 5% μιας καλής διοίκησης. Το 95% αποτελείται από την εποπτεία και τον έλεγχο που θα εξασφαλίσει ότι οι διαταγές αυτές εκτελούνται σωστά." George S. Patton (Αμερικανός Στρατηγός 1885-1945)

Γιώργος Επιτήδειος

Αποκτήστε μια δωρεάν συνδρομή στο InterBIZ

Επιστροφή στο Αρχείο ’ρθρων Παλαιών Τευχών
Επιστροφή στις Επιχειρηματικές Σελίδες

© 2005 Γιώργος Επιτήδειος
Υποδείξεις, Ερωτήσεις, Σχόλια στην διεύθυνση gepiti@gepiti.com